Questa informativa spiega quali dati personali raccogliamo quando visitate suitesanmartino.it, ci scrivete, prenotate un soggiorno o acquistate un voucher regalo, perché li trattiamo e quali diritti avete. È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Chi tratta i vostri dati

Il titolare del trattamento è Saracino Carlo Giuseppe, codice fiscale SRCCLG94C23C424D, con struttura ricettiva in Via Arco Caroli 10, 74015 Martina Franca (TA).

Potete contattarci a info@suitesanmartino.it o al +39 347 3109060 per qualsiasi questione riguardi i vostri dati.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non ricorre nessuno dei casi in cui la nomina è obbligatoria.

Che cosa raccogliamo, perché, e per quanto tempo

Quando ci scrivete o ci contattate su WhatsApp

Raccogliamo il nome, l’indirizzo email, il numero di telefono e il contenuto del messaggio. Ci servono per rispondervi e per prepararvi un preventivo: la base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste da voi (art. 6.1.b GDPR).

I moduli del sito sono protetti da Google reCAPTCHA, che analizza il comportamento di navigazione per distinguere le persone dai sistemi automatici: qui la base è il nostro legittimo interesse a non ricevere spam (art. 6.1.f).

Conserviamo la corrispondenza per 24 mesi dall’ultimo contatto.

Quando prenotate un soggiorno

Raccogliamo i dati anagrafici degli ospiti, i contatti, le date del soggiorno, gli estremi del pagamento e le eventuali richieste particolari. Servono a eseguire il contratto (art. 6.1.b).

Alcuni di questi dati li dobbiamo comunicare per obbligo di legge (art. 6.1.c): le generalità degli ospiti all’autorità di pubblica sicurezza, come previsto per le strutture ricettive, e i dati richiesti per l’imposta di soggiorno e per le rilevazioni statistiche regionali.

Conserviamo i dati della prenotazione per 10 anni, il termine previsto per le scritture contabili, e le comunicazioni obbligatorie per il tempo previsto dalle rispettive norme.

Quando acquistate o ricevete un voucher regalo

Di chi acquista raccogliamo nome, email e, se lo lascia, il telefono. Sul voucher compaiono il nome della persona a cui è intestato e, se l’avete scritta, una dedica. La base giuridica è l’esecuzione del contratto (art. 6.1.b).

Il voucher resta nel nostro registro per tutta la sua validità e per il tempo necessario agli obblighi contabili.

Se avete ricevuto un voucher in regalo e volete sapere quali vostri dati abbiamo, scriveteci: sono soltanto il nome che ci ha indicato chi ve lo ha regalato e, se c’è, la dedica.

Se esercitate il diritto di recesso, potete farlo dal modulo dedicato oppure scrivendoci. Del modulo conserviamo nome, indirizzo email, data d’acquisto dichiarata e le eventuali note che aggiungete, insieme al momento esatto in cui la dichiarazione ci è arrivata: ci servono per dare seguito alla richiesta e per gli obblighi contabili che ne derivano. La base giuridica è l’esecuzione del contratto (art. 6.1.b).

Anche questo modulo, come quello di iscrizione alla newsletter, è protetto da Cloudflare Turnstile: perché funzioni, il vostro browser contatta Cloudflare, che riceve l’indirizzo IP e alcune informazioni tecniche del dispositivo. Se il controllo non è disponibile l’invio non viene bloccato, e resta sempre possibile esercitare il recesso scrivendoci per email.

Quando iniziate l’acquisto di un voucher conserviamo temporaneamente i dati inseriti nel configuratore — nome e contatti dell’acquirente, eventuale intestatario e dedica, formula ed extra scelti — insieme a un identificativo casuale dell’ordine e a un’impronta pseudonima usata contro gli abusi. Servono a creare il Checkout Stripe, ricondurre in modo sicuro il ritorno dal pagamento al vostro browser, emettere il voucher e gestire eventuali errori. I carrelli abbandonati, i tentativi non pagati e gli ordini già conclusi diventano eliminabili trascorse 72 ore e vengono cancellati dal successivo ciclo automatico, eseguito ogni ora. Soltanto mentre il pagamento resta in elaborazione, oppure finché occorre completare o ritentare l’emissione o la riconciliazione tecnica dell’acquisto, l’ordine può restare fino a 30 giorni; dopo l’esito definitivo o il completamento torna eliminabile dopo 72 ore e viene cancellato dal successivo ciclo orario. Il voucher emesso e i documenti contabili seguono i distinti tempi di conservazione indicati in questa informativa.

Il pagamento avviene sulle pagine ospitate da Stripe, che può mostrare i metodi disponibili per quello specifico acquisto, compresi carta e, quando disponibile, Klarna. Suite San Martino non riceve né conserva le credenziali del metodo di pagamento; riceve da Stripe l’identificativo e lo stato necessari a confermare, riconciliare o rifiutare l’operazione, anche quando l’esito arriva in un momento successivo.

Quando aggiungete un servizio extra

Massaggi, cena romantica, aperitivo e allestimenti sono erogati da professionisti e locali partner. Per organizzarli comunichiamo loro il vostro nome, la data e l’orario concordati e nient’altro. È necessario per eseguire il contratto (art. 6.1.b): senza, il servizio non si può prenotare.

Quando vi iscrivete alla newsletter

Raccogliamo il vostro indirizzo email, sulla base del vostro consenso (art. 6.1.a). Potete revocarlo quando volete, dal link di disiscrizione in fondo a ogni messaggio o scrivendoci: la revoca non tocca la liceità di quanto fatto prima.

Il modulo di iscrizione è protetto da Cloudflare Turnstile, un controllo che distingue una persona da un programma automatico e impedisce che qualcuno iscriva alla newsletter l’indirizzo di un’altra persona. Perché funzioni, il vostro browser contatta Cloudflare, che riceve l’indirizzo IP e alcune informazioni tecniche sulla richiesta: la base giuridica è il nostro legittimo interesse alla sicurezza del modulo (art. 6.1.f). Non scrive cookie sul nostro sito.

Conserviamo l’indirizzo finché restate iscritti.

Quando navigate sul sito

Il sito usa cookie e strumenti simili. Quelli tecnici servono a farlo funzionare e non richiedono il vostro consenso. Quelli di statistica e di marketing — Google Analytics 4 e Google Ads, caricati tramite Google Tag Manager — si attivano solo se acconsentite dal banner (art. 6.1.a), e potete cambiare idea in qualsiasi momento dal pannello delle preferenze.

Se acconsentite al marketing, Google Ads può ricevere il vostro indirizzo email o numero di telefono in forma cifrata e non leggibile (le cosiddette conversioni avanzate), per capire se una nostra inserzione ha portato a una richiesta.

Se acconsentite al marketing si attiva anche il pixel di Meta (Facebook e Instagram), che ci permette di misurare i risultati delle nostre inserzioni su quelle piattaforme. Senza il vostro consenso non viene caricato.

I dettagli sui singoli cookie, con nomi e durate, sono nella nostra Cookie Policy.

Quando guardate un video

I video sono ospitati su YouTube e incorporati in modalità privacy avanzata: YouTube non riceve nulla finché non premete play. Se lo fate, si applica l’informativa di Google.

A chi comunichiamo i dati

Non vendiamo i vostri dati e non li cediamo a nessuno per finalità proprie. Li trattano per nostro conto, come responsabili, i fornitori che ci servono per lavorare:

• Beddy — il sistema con cui gestiamo prenotazioni e disponibilità;
• Hetzner Online GmbH — i server su cui risiedono il sito e i suoi archivi, situati in Germania, quindi all’interno dell’Unione europea;
• Tophost/Seeweb — la registrazione del dominio e il servizio da cui partono le nostre email;
• Brevo — l’invio della newsletter;
• Google Ireland Ltd. — statistiche, pubblicità, protezione dei moduli, caratteri tipografici e video;
• Cloudflare — il controllo antispam del modulo di iscrizione alla newsletter;
• iubenda — la raccolta e la registrazione del consenso ai cookie;
• Meta Platforms Ireland Ltd. — il pixel per le inserzioni su Facebook e Instagram, attivo soltanto con il vostro consenso al marketing;
• Stripe e Klarna — i pagamenti con carta e a rate; i dati della carta viaggiano direttamente verso di loro e non passano da noi;
• i partner che erogano i servizi extra, limitatamente a quanto serve per organizzarli;
• il nostro commercialista e, se necessario, i nostri consulenti legali;
• le autorità pubbliche, quando la legge lo impone.

Se i dati escono dall’Unione europea

Il sito e i suoi archivi sono ospitati su server situati in Germania, quindi all’interno dell’Unione europea.

Alcuni fornitori, in particolare Google e Cloudflare, possono però trattare dati anche fuori dallo Spazio economico europeo. In quei casi il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, o di una decisione di adeguatezza. Potete chiederci copia delle garanzie applicate.

Se non ci date i dati

Nessuno è obbligato a darci i propri dati. Ma senza i dati necessari a una prenotazione o a un voucher non possiamo darvi il servizio, e senza email non possiamo mandarvi la newsletter. I dati facoltativi sono facoltativi davvero: se non li lasciate, non cambia nulla.

Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni che vi riguardino in modo automatizzato, e non facciamo profilazione al di fuori delle statistiche e della pubblicità descritte sopra, che si attivano solo col vostro consenso.

I vostri diritti

Potete chiederci in qualsiasi momento di accedere ai vostri dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile per portarli altrove, e potete opporvi ai trattamenti fondati sul nostro legittimo interesse. Dove il trattamento si basa sul consenso, potete revocarlo quando volete.

Scriveteci a info@suitesanmartino.it: rispondiamo entro un mese. Se pensate che qualcosa non vada, potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o al giudice.

Modifiche

Se cambiamo strumenti o modo di lavorare, aggiorniamo questa pagina e la data in cima. Vi invitiamo a rileggerla di tanto in tanto.